+49 (0) 228 534 632 66 info@exzellenta.de

3 mal Optimierungsworkshops eingrenzen, also gleich 3 Werkzeuge. Es ist bei Workshops zur Optimierung nicht anders als bei allen anderen Projekten: die Fehler werden am Anfang gemacht. Zu Beginn muss sichergestellt werden, dass das Projekt sich auf ein bestimmtes Thema konzentriert. Dazu stelle ich hier 3 Ansätze vor: 

 

  1. Der ProjektcharterOptimierungsworkshops eingrenzen: Projektcharter

Der Projektcharter ist das Startdokument mit folgenden wichtigen Inhalten:

Projekthintergrund, manchmal auch Ausgangslage genannt
  • Warum wollen wir das Problem beleuchten
  • Warum jetzt?
  • Was passiert, wenn wir es nicht tun?

 

Problembeschreibung

Das Problem wird in seinen Auswirkungen beschrieben, je nach Gegebenheiten reicht auch ein Foto. Ursachen sind erst einmal nicht gefragt

Ziele 

Die Ziele – richtig formuliert – beschreiben den angestrebten Zustand. Sie enthalten keine Lösungsansätze, diese werden im Rahmen der Projekttätigkeiten erarbeitet. Und auch die

Nicht-Ziele

Ziele sind essentiell, sehr hilfreich ist es, sich auch Gedanken um sog. „Nicht-Ziele“ zu machen. Was wollen wir in DIESEM Projekt nicht behandeln.

 

Ein Beispiel:

Optimierungsworkshops eingrenzenDie Beschwerden der Kunden sind zu hoch.

 

Projekthintergrund: Wir wollen die Beschwerden reduzieren, da sie seit letztem Jahr um über 130 % gestiegen sind, von 150 im Vorjahr auf 195 im Durchschnitt des jetzigen Jahres.

Wenn wir jetzt nichts unternehmen, werden die Kunden abwandern und die Kosten zur Beschwerdebearbeitung explodieren.

Probleme: die Kunden beschweren sich über zu lange Reaktionszeiten bei Anfragen, zu lange Lieferzeiten und falsch zusammengestellte Lieferungen. Die Beschwerden betrugen im Durchschnitt pro Monat 195 in diesem Jahr, von 95 im Juni und 265 im Dezember.

Ziel/e: Beschwerden auf max. 10 pro Monat reduzieren.

Nicht-Ziele: nicht miteinbezogen werden in diesem Projekt Beschwerden wegen zu langen Lieferzeiten und falsch zusammengestellte Lieferungen. Diese bleiben einem weiteren Projekt vorbehalten.

 

  1. Der SIPOC

Optimierungsworkshops eingrenzen: SIPOC

Der SIPOC ist ein Tool zur Abgrenzung des Prozessabschnitts, den wir betrachten wollen.  SIPOC stellt  Start und Ende des Prozesses und den Prozess selbst in ca. 5 bis 7 Prozess-Schritte. Wir verschaffen uns gleichzeitig einen Überblick über die „Lieferanten“, die einen Input in den Prozess geben, wie auch über die Kunden des Prozesses, die einen Output erhalten.

Mehr zu SIPOC unter Prozess abgrenzen mit SIPOC

 

  1. In- und außerhalb des Rahmens

 

Dieses Tool wird einerseits zur präzisen Abgrenzung des Workshop-Themas eingesetzt und ist gleichzeitig eine sehr einfache Möglichkeit, Übereinstimmung im Team herzustellen. Mögliche unterschiedliche Sichtweisen werden dargelegt und Meinungsverschiedenheiten bearbeitet. Das Tool wirkt schlicht, ist aber in seiner Wirkung nicht zu unterschätzen.

 

Vorgehen

  • Einen großen Rahmen zeichnen, z.B. an einer Metaplanwand
  • Jeder im Team erhält Karten, auf die nun die Elemente aufgeschrieben werden, die zum Projekt gehören. Das kann ein regionaler, ein thematischer, ein zeitlicher Bezug sein. Diese Optimierungsworkshops eingrenzen - in/ausserhalbKarten werden in den Rahmen gepinnt. Ebenso werden Elemente aufgeschrieben, die nicht im Workshop beachtet werden sollen. Diese Karten werden außerhalb des Rahmens angeordnet. Gibt es Elemente, bei denen Unsicherheit herrscht werden diese auf dem Rahmen angebracht.
  • Sobald alle Teammitglieder damit fertig sind, werden Doppelnennungen entfernt. Unterschiedliche Meinungen zu Elementen, die zum Workshop gehören oder auch nicht, werden diskutiert und eine Einigung erzielt.
  • Punkte, die auf dem Rahmen sind, müssen geklärt werden, ggf. mit einer Führungskraft oder dem Prozesseigner.

In-Außerhalb nach Abschluss

In- und außerhalb des Rahmens führt Einigkeit im Team herbei. Einigkeit im Team zum Start des Verbesserungsworkshops ist ein wichtiger Baustein für die produktive Zusammenarbeit.

 

 

Wenn Sie einen Verbesserungsworkshop starten, achten Sie darauf, das Thema so präzise wie irgendmöglich einzugrenzen. Die 3 Tools helfen dabei.

Vorabinformation für Leser/Innen

Im Herbst 2017 findet ein Online Kurs zu dem (vorläufigen) Titel  „Probleme lösen mit Hilfe von Verbesserungsworkshops“ statt. Bei Interesse hier Vorabinformationen anfordern:

Pfeil

 

 

 

 

 

 



Ihre Nachricht
Hallo Exzellenta-Online-Academy,
ich interessiere mich für den online-Kurs mit dem Arbeitstitel
"Probleme lösen in der Administration - lean ganz praxisnah".
Haltet mich auf dem Laufenden.