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7 gängige Lean Ausreden, hatten wir schon einmal. Hier noch einmal reloaded, weil Veränderung stets schwer ist. Und die Einführung von Lean zur Prozessverbesserung braucht Umdenken, neues Handeln. Neues aber erzeugt Angst. Angst erzeugt Widerstände. 

 

Die Geschäftsführung hat beschlossen, Lean Methoden auch in den verwaltenden Bereichen einzuführen. Während das in der Produktion schon längst durchgeführt ist, gibt es in den administrativen Bereichen in der Regel ehr Schwierigkeiten. Und viel Kreativität hinsichtlich der Ausreden, warum es gerade dort nicht möglich sei. Hier einige Prachtexemplare:

 

Lean Ausrede #1: Keine Zeit

Ihre Ausrede?
Richtig ist, dass in der Regel niemand im Unternehmen herumsitzt und Däumchen dreht.
Aber: Ohne Verbesserungen und Optimierungen wird nichts besser! Und wir werden im Wettbewerb verlieren.
Abhilfe: Die Führungskräfte müssen sich bewusst machen, dass – vor allem zu Beginn – Verbesserungsaktivitäten Zeit in Anspruch nehmen werden. Diese muss eingeplant werden, genauso wie bei einem Projektstart Personalansätze zu planen sind.

Lean Ausrede #2: Niemand beschwert sich über unsere Prozesse/Abläufe

 

Ein oft gehörter Satz, den auch Sie kennen: „Never change a running system“. Wenn es also läuft, soll man es besser nicht anfassen.
Aber: oft produzieren wir in anderen Abteilungen flussabwärts Fehler oder unnötige Belastungen.
Abhilfe: Messgrößen im Unternehmen helfen, das „running system“ besser einzuschätzen, wie optimal oder weniger optimal wir wirklich arbeiten. (Mehr zu Messgrößen und Kennzahlen unter: Gute Kennzahlen)

Lean Ausrede #3: Wir sind gerade in der Hochsaison/haben gerade eine Umorganisation/ein neues Projekt gestartet

 

Mitarbeiter haben immer genug zu tun. Verständlicherweise sind sie nicht darauf erpicht, noch eine neue Aufgabe zusätzlich zu bekommen.
Aber: Es gibt nicht so etwas wie eine „Tief“-Saison. Selbst während des Sommers oder zum Jahresende, Zeiten, in denen es bei vielen Unternehmen etwas ruhiger ist, sind nicht geeignet, da viele Mitarbeiter dann in Urlaub sind. Es kommen keine Zeiten vor, in denen es wenig (genug) zu tun gibt.
Abhilfe: Es muss ein genaues Startdatum der Lean Einführung fixiert und möglichst die Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden. Dann kann jeder danach planen.

Lean Ausrede #4: Wenn ich Fehler mache, bekomme ich Probleme

 

Für Misserfolge werden in vielen Unternehmen der oder die Schuldige/n gesucht. Niemand möchte der Schuldige sein, also lieber nichts Neues ausprobieren.
Aber: Fehler und Probleme werden bei erfahrenen Lean-Führungskräften als „Schätze“ eingestuft, da sie die Möglichkeit beinhalten, besser zu werden.
Abhilfe: Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter ermutigen, in ihrem Rahmen Neues auszuprobieren, bei Misserfolgen darüber zu reden und daraus zu lernen. Die Ursachen liegen zu über 80% im fehlerhaften Prozess, nicht bei den Mitarbeitern.

Lean Ausrede #5: Das kostet viel zu viel

Urheber: F. Muller

Urheber: F. Muller

 

Mitarbeiter unterstellen, dass Verbesserungsaktivitäten viel kosten.
Aber: Ein schlechter Prozess kostet aber auf die Dauer viel mehr, als seine kurzfristige Optimierung.
Abhilfe: Wenn man sich darauf ausrichtet, Verschwendung zu vermeiden, um Durchlaufzeiten zu verbessern, wird es in aller Regel günstiger und die Kosten der Verbesserungsaktivitäten rechnen sich.

Lean Ausrede #6: Bei uns sind die Abläufe so unterschiedlich, wir können nichts standardisieren

 

Die Mitarbeiter sind der Ansicht, dass im Büro jeden Tag etwas Neues zu bearbeiten ist, nicht wie in der Produktion, wo es tagaus tagein dasselbe zu tun gibt.
Aber: Untersuchungen haben nachgewiesen, dass selbst in Kreativ-Agenturen 70 % bis 80 % der Arbeit zu standardisieren ist.
Abhilfe: Den Mitarbeitern klar machen, dass ihre Kreativität dafür eingesetzt werden sollte, Verbesserungen zu finden und nicht dafür, das Rad jeden Tag wieder neu zu erfinden. S. auch unter „Standards verhindern Kreativität im Büro, oder?“

Lean Ausrede #7: Das haben wir doch alles schon gehabt

 

Verbesserungsinitiativen kommen und gehen, so beobachten Mitarbeiter. Sie wollen nicht ständig etwas Neues ausprobieren.
Aber: Oft sind es die „alten Hasen“, die mit diesen Einwänden kommen. Junge Mitarbeiter lassen sich eher begeistern.
Abhilfe: Danach fragen, warum die früheren Initiativen nicht erfolgreich waren und zeigen, dass die Probleme dies Mal vermieden werden.

Sicherlich kennen Sie noch mehr Einwände, die vorgebracht werden, um Veränderungen zu vermeiden. Die Einwände und Widerstände müssen ernst genommen werden, wenn wir nicht mit der Einführung von Lean scheitern wollen. Zum Weiterlesen hier klicken: Tipps zum Umgang mit Widerständen bei der Einführung von Lean in der Administration.

 


PS:

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Bildnachweis: presentermedia, Frederic Muller