+49 (0) 228 534 632 66 info@exzellenta.de

Heute stelle ich Ihnen 7 Methoden für Optimierung in Büros (damit sind alle Bereiche außer der Produktion gemeint) vor. Alle sieben haben gemeinsam, dass die Mitarbeiter/Innen eingebunden sind in die Lösung der Probleme und Verbesserung der Situation.

7 Methoden für Optimierung in den Büros

Jede hat ihre Stärken und ist je nach Situation besser oder weniger geeignet. Ich freue mich auf viel Diskussionen und Erfahrungsaustausch, da es keine wissenschaftlichen Definitionen der einzelnen Ansätze gibt, ist auch keine dieser Methoden die einzig richtige. Schauen Sie selbst.Probleme lösen

  1. Kaizen

Strukturiertes und systematisches Kaizen im Büro[1] führt zu

  • Kostensenkungen
  • Einsparungen von Zeit

Die Beschäftigten werden ermutigt, Verbesserungsvorschläge zu ihrem Aufgabengebiet oder ihrer Abteilung einzureichen. Der Vorgesetzte entscheidet zeitnah, welche Vorschläge erarbeitet werden sollen.

 

  1. Rapid DMAIC

Der Rapid DMAIC folgt der DMAIC Methode aus Six Sigma, in dem die Phasen

  • Define: Was ist das Problem?
  • Measure: wie groß ist das Problem?
  • Analyze: Was ist die Kernursache des Problems?
  • Improve: Was ist die Lösung für die Kernursache?
  • Control: Wie mache ich die Lösung nachhaltig

durchlaufen werden, aber besonders schnell, ohne große statistische Analyzen, sondern besonders praxisnah. Ein Rapid DMAIC wird meist über Abteilungsgrenzen hinweg durchgeführt und verhindert dadurch punktuelle Verbesserungen, die dem Unternehmen insgesamt nicht helfen, event. sogar schaden. Ziel ist es, die Kundenanforderungen des Prozesses zu kennen und komplett fehlerfrei in einem ruhig fließenden Prozess zu erfüllen.

 

  1. A3- Problemlösungsstory

Ist so, wie sie heißt. Das gesamte Problem sowie die Lösung werden auf ein A3-Blattpapier aufgeschrieben. Einzelheiten dazu s. hier unter A3-Report. 

 

  1. Kaizen Blitz

ist wie Rapid DMAIC darauf gerichtet, kleine Probleme in möglichst kurzer Zeit zu lösen. Dauer 1 bis 2 Tage. Es werden die sog. „tief hängenden Früchte“ geerntet.

 

  1. Lean Office Workshop

Folgt ebenso wie DMAIC einem sehr strukturierten Vorgehen, hier nach dem P-D-C-D-Zyklus:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Details dazu unter Probleme lösen mit PDCA.

 

  1. DMAIC- Methode (Six Sigma)

Selbstverständlich ist es auch möglich, Probleme im Büro durch das Vorgehen nach der Six Sigma DMAIC – Methode zu analysieren und zu lösen. Je komplexer das Problem ist, je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto eher eignet sich diese Methode.

 

  1. KVP, der kontinuierliche Verbesserungsprozess

Der KVP-Gedanke geht davon aus, dass kleine Verbesserungsschritte, oft gegangen, mehr Ergebnis und vor allem nachhaltigere Ergebnisse bringen, als einmalige große Veränderungen.

7 Methoden für Optimierung in den Büros

Und der Namen für diese Vorgehensweisen gibt es in vielen Unternehmen noch mehr. Wichtig ist nicht der Name, sondern dass es sich um eine gelebte Veränderungskultur handelt, die die Veränderungen nicht von oben anweist, sondern Problemlösungen gemeinsam mit den Mitarbeiter/Innen erarbeitet und umgesetzt werden. Das Entscheidende – nach meiner Meinung – ist das Einbinden der Beschäftigten, sie zu qualifizieren, dass sie selbständig im Rahmen ihres Aufgabengebietes Verbesserungen durchführen können. Sie benötigen dazu einen gewissen Freiraum und Wertschätzung durch die Führung, um ihre Kreativität entfalten zu können.

Schreiben Sie mir!

Ich freue mich, wenn Sie mir unten Ihre Erfahrungen und Meinungen zu dem Thema schreiben. Vielleicht haben die Verbesserungs-Initiativen in Ihrem Unternehmen noch ganz andere Maßnahmen.

 

 


 

[1] Ich nehme gerne den Begriff „Büro“ für den sperrigen Begriff „nicht-produktive Bereiche“ oder auch den der „Administration“, der im deutschsprachigen Raum ja oft für Verwaltung i.e.S. verwandt wird.