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Eine strukturierte Vorgehensweise zum Probleme lösen gesucht? Dann lesen Sie den Artikel zum A3-Report: Problemlösung in die sieben Schritten. Beim Erstellen eines A 3 Reports werden die 7 Schritte durchlaufen. Auf einem  DN-A3-Bogen ist die klare Struktur vorgegeben, die die Teams dazu anhält mit Hilfe der PDCA*-Vorgehensweise, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, um zügig zur Lösung des Problems zu gelangen. 

A3-Report fördert strukturiertes Lösen von Problemen

In einer Lean Unternehmenskultur sind es die Mitarbeiter, die im Team die Probleme in ihrem eigenen Aufgabenbereich erkennen und lösen. Dazu benötigen sie Methodenwissen, das sich auf der operativen Ebene praktikabel einsetzen lässt. Der A3-Report, manchmal auch als A3-Denken beschrieben, ist eines von den Werkzeugen, die hierfür geeignet sind.

A3-Report umfasst 7 Schritte

Der A3-Report enthält 7 Schritte, und zwar

  1. Hintergrund-Informationen
  2. Ausgangssituation
  3. Ziel/e

    Muster eines A3-Formblatt

    Muster eines A3-Formblatt

  4. Ursachenanalyse
  5. Maßnahmenplan
  6. Bestätigung des Erfolgs
  7. Standardisierung und Nachhalten

Zwei zusätzliche Informationen sind wichtig:

  1. Es geht es nicht darum, ein Formblatt mit diesen Schritten auszufüllen; vielmehr soll der A3-Report zum (A3-) Denken anregen!
  2. Das oben gezeigte Muster eines A3-Bogens ist nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten.

Dennoch müssen grundsätzlich die 7 Schritte durchlaufen werden.

1. Punkt des A3-Bogens: Hintergrund-Information

Unter diesem Punkt wird das Problem so beschrieben, dass klar wird, worum es sich handelt, welchen Bezug es zu den übergeordneten Zielen der Abteilung oder des Unternehmens hat. Zudem muss es so beschrieben sein, dass „jeder“ es verstehen kann.

2. Punkt des A3-Bogens: Ausgangssituation

Nun wird das Problem in seiner Größe erfasst. Der Ist-Zustand wird am Ort des Geschehens erfasst und möglichst bildhaft dargestellt. Ein fehlerhafter Prozess kann in einem Diagramm dargestellt werden. Für andere Probleme eignen sich Fotos besser zur Illustration. Daten in Form von z.B. Strichlisten geben Informationen über das Ausmaß des Problems.

3. Punkt des A3-Bogens: Zielzustand beschreiben

Nur wenn wir ein (messbares) Ziel festgelegt haben, können wir nach Abschluss der Aktivitäten des A3-Reports überprüfen, ob wir mit unseren Maßnahmen erfolgreich waren. Gleichzeitig Motiv iert ein Ziel und zeigt die Richtung auf, in die wir denken sollen.

4. Punkt des A3-Bogens: Ursachenanalyse

Praktisches Beispiel eines ausgefüllten A3-Reports

Dabei geht es um die tiefliegende Kernursache, nicht um die oberflächliche. Um die Kernursache zu ermitteln, hat sich die Anwendung eines Ishikawa-Diagramms oder der 5-mal-Warum-Methode bewährt.

5. Punkt des A3-Bogens: Maßnahmenplan

Hat man die Kernursache gefunden, wird in einem Maßnahmenplan erfasst, wie das Team die Kernursache beseitigen will. In diesem Plan wird festgehalten, wer was wann zu tun hat, um die erarbeitete Lösung zu erreichen.

6. Punkt des A3-Bogens: Bestätigung des Erfolgs

In diesem Schritt wird untersucht, ob die Maßnahmen zu dem gewünschten Erfolg führen, um zu dem gesteckten Ziel zu gelangen. Wird das Ziel durch die gewählten Aktionen erreicht, wird die erarbeitete Lösung im nächsten Schritt festgeschrieben. Ist dem nicht so, geht das Team zurück zu den Punkten 4 und 5 des A3-Bogens.

7. Punkt des A3-Bogens: Standardisierung

Mit Hilfe eines schriftlichen und visuellen Standards wird sichergestellt, dass die Verbesserung dauerhaft zum Tragen kommt. Der im Team entwickelte und beschlossene Standard ist so lange gültig, bis es neue Erkenntnisse gibt. Die neuen Erkenntnisse werden dann wiederum mit Hilfe des PDCA-Zyklus auf ihre Wirksamkeit überprüft und bei Erfolg wird ggf. ein neuer Standard beschrieben.

Die Punkte 1 – 4 entsprechen dem Plan des Deming-Zyklus, Punkt 5 dem Do, Punkt 6 dem Check und Punkt 7 dem Act.

 


*PDCA: Plan – Do – Check – Act