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Der Boss: „Ihr müsst schneller arbeiten, unser Wettbewerber Müller schafft das schließlich auch in der Zeit!“ Das Team macht jeden Tag Überstunden und am Wochenende arbeiten die Leute von zu Hause.

Die Folge: je mehr die Mitarbeiter/Innen vom Tisch bekommen wollen, desto schlechter wird die Qualität, desto mehr Fehler geschehen. Die Leute sind frustriert. Die dauernde Hektik führt dazu, dass einige Deiner Teammitglieder darüber nachdenken, den Job zu wechseln. Alle suchen einen Weg, wie es gelingen kann, die Arbeit schneller fertig zu bekommen. Aber nicht mit mehr Druck und noch mehr Hetze

Dabei ist es ganz einfach: Dein Team muss langsamer werden, um schneller zu werden.

Langsamer werden, um schneller zu werden

Zunächst erscheint es kontraproduktiv. Um mehr erledigen zu können, müssen wir langsamer werden. Viel wichtiger als individuelle Hektik ist es, den Fluss der Arbeit zu optimieren.

Also: wenn es schneller werden soll, muss nicht die Arbeitsgeschwindigkeit des einzelnen Individuums erhöht werden, wohl aber der Fluss der Arbeit. Der Fachausdruck dafür ist der Flow, der Durchfluss der Arbeit durch das Unternehmen, der gesteigert werden muss.

Teams, die den Fluss der Arbeit optimieren, schaffen ein System, das auf Qualität, Nachhaltigkeit und Verlässlichkeit beruht. Teams hingegen, die die individuelle Geschwindigkeit durch Druck und Hektik beschleunigen – was leider Alltag zu sein scheint – arbeiten ungesund, machen Fehler. Fehler verlängern die Durchlaufzeiten. Und führen zu unzufriedenen Kunden .

Angefangene Aufgaben (WIP) begrenzen

Wie kann denn der Arbeitsfluss erhöht werden, ohne dem Einzelnen noch mehr Hektik zu verursachen?

Das geschieht, indem wir die Aufgaben begrenzen, die wir gleichzeitig bearbeiten. Fachausdruck für gleichzeitig bearbeitete Aufgaben ist Work-in-Progress, abgekürzt WiP.

Es gibt nicht die eine perfekte Zahl für die Begrenzung von WiP. Bei Einzelpersonen hat sich drei als optimal erwiesen, in Teams hängt es von der Art der Aufgaben sowie der Anzahl der Teammitglieder ab.

Im besten Fall legt das Team selbst fest, wie viele Aufgaben es gleichzeitig  parallel bearbeiten kann. Dann wird die entsprechende Beschränkung durch eine sog. WiP-Grenze definiert. WiP-Grenzen können ebenso in Bezug auf eine Fertigungsstrecke wie auf ein (Projekt-)Team oder auf eine Einzelperson angewandt werden.

WiP-Grenzen werden im Rahmen eines Kanban-Systems eingeführt. Mehr dazu Kanban, wie Personal Kanban zu handhaben ist unter >>  Personal Kanban

Warum WiP begrenzen, schneller arbeiten macht

Begrenze WIPDie Begrenzung soll so festgelegt werden, dass das Team durchaus ein wenig gefordert, aber nicht überfordert ist. Wenn ein gesunder Druck aufgebaut wird, besteht ein gewisser Zwang zum Optimieren.

Schneller

Durch die Begrenzung der angefangenen Aufgaben konzentriert sich das Team auf die Fertigstellung. Der Kunde erhält schneller sein Produkt oder seine Dienstleistung. Die Durchlaufzeit verkürzt sich.

WiP – Begrenzung erhöht nicht nur das Arbeitstempo des Teams sondern ebenso die Qualität der Ergebnisse, die Kommunikation und die Zusammenarbeit.

Besser

Jedes Team hat eine begrenzte Menge an Zeit, Energie und Leistung, um seine Aufgaben zu erledigen. Das ist die Kapazität. In der Realität gibt es auf das Missverständnis, dass jeder im Team möglichst zu 100 % ausgelastet sein soll.

Wenn eine Autobahn zu 100 % ausgelastet ist, bedeutet das Stau. Jeder will in die gleiche Richtung und alle stecken im Verkehrskollaps. Ähnlich ist das bei Teams. Wenn alle zu 100 % ausgelastet sind, bleibt keine Zeit für Zusammenarbeit, Fragen beantworten, gegenseitige Unterstützung.

WiP Begrenzung hilft dabei, die gemeinsame Arbeitsleistung eines Teams effektiver zu nutzen. Denn der Einzelnen versucht nicht mehr,  seine Arbeit möglichst schnell loszuwerden. Vielmehr arbeitet das Team in einem System, in dem zusammengearbeitet wird, um eine Aufgabe abzuschließen. Dadurch wird Mehrwert für den Kunden geschaffen. Auch wenn weniger gleichzeitig erledigt wird, auch wenn Teammitglieder nicht dauernd zu 100 % ausgelastet sind.

WiP-Grenzen ermöglichen kontinuierliche Verbesserung

Wenn wir auf Grund von Überlastung in Hektik und Chaos arbeiten,  haben wir nicht die Zeit noch die Muße oder Energie, den Ablauf der Arbeit zu analysieren. Wir machen irgendetwas, um die Arbeiten zu erledigen. Es wird kein Gedanke daran verschwendet, ob der Ablauf effektiv und effizient ist.

Wenn WiP-Grenzen eingeführt werden, wird gleichzeitig Klarheit im Team darüber verschafft, wie die Arbeit durch den Prozess fließt. Es führt fast zwangsläufig dazu, Abläufe zu analysieren, zu vereinbaren, und das immer einmal wieder.

WiP Begrenzung schafft Raum

Da – wie schon erwähnt – 100-prozentige Auslastung aller nicht das Ziel ist, haben einzelne immer einmal wieder Freiraum, nämlich dann, wenn die Obergrenze erreicht ist und derjenige nichts weiter tun kann. Dieser „Stillstand“ ist ein Zeichen, dass das System gesund ist.

Die Teammitglieder können sich in dieser Zeit fortbilden oder Verbesserungs-Ideen entwickeln.

WiP begrenzen – schneller und besser arbeiten

WiP-Grenzen bringen dem Team Disziplin und Struktur. Sie ermöglichen, schneller fertig zu werden und das ohne die übliche Hektik oder den Druck. Das geschieht dadurch, dass sie zu Fokussierung, gemeinsamen Absprachen und überhaupt zu Zusammenarbeit zwingen. Obendrein reduzieren sie die Anzahl der Fehler und erhöhen die Qualität der Ergebnisse.

Also, warum nicht einfach anfangen?

 

noch mehr zu Kanban unterStehmeeting bei Kanban


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