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Mit über 100 Besucher/Innen fand die Veranstaltung „Lean Prinzipien in Projekten“ am 24.01.14 beim Projektmanagement-Forum in Augsburg einen überraschend hohen Zuspruch, und sie war ein großer Erfolg. Frau Reeg-Muller verstand es, die Teilnehmer/Innen locker in das Thema „Lean“ und Lean in Projekten einzuführen.

Toyota und Lean

Viele interessierte Teilnehmer/Innen

Basierend auf dem Toyota Produktionssystem (TPS) wird Lean Production seit den 90er Jahren weltweit in Produktionsbetrieben in aller Regel mehr oder weniger ausgeprägt angewendet. Seit einigen Jahren werden die Lean Prinzipien und die Lean Methoden in abgewandelter Form auch auf  andere Bereiche – wie Administration oder Services – übertragen. Im Vortrag wurde untersucht, in wieweit das auch für Projekte möglich ist.

Werte schaffen, Kunden begeistern

Lean bedeutet im Kern „Werte schaffen, ohne Verschwendung“. Eine Aktivität oder ein Produktfeature wird dann als Wert eingestuft, wenn der Kunde dafür zu zahlen bereit ist oder der interne Kunde einen Nutzen davon hat. Die Kunden des Prozesses sind also der Maßstab für die Beurteilung, ob es sich um Wert oder um Verschwendung handelt. Um in Projekten „Werte zu schaffen“,  müssen die Anforderungen des Auftraggebers und die zu erreichenden Ziele  des Projekts umfassend geklärt werden. Angeblich scheitern rund 40% der Projekte nicht an mangelnden Projektmanagement-Methoden, sondern an unklaren oder sich ändernden Anforderungen.

Verschwendung reduzieren

Lean Methoden zielen darauf ab, Verschwendung zu eliminieren. Im Vortrag wurden die 8 Verschwendungsarten erläutert und auf das Projektgeschehen übertragen. Verschwendung in Projekten sind z.B. unklare Zuständigkeiten, Ablagen ohne klare Struktur oder Mehrfachablagen,  Doppelarbeiten, überbordende Administration usw.  Wenn man sich das einmal bewusst gemacht hat, geht es darum, mit offenen Augen Verschwendung wahrzunehmen, um dann dagegen angehen zu können.

Kurze Durchlaufzeiten erhöhen die Rentabilität

Wenn es uns gelingt, Verschwendung aus den Abläufen herauszunehmen, führt dies zwangsläufig dazu, dass wir schneller werden. Die Durchlaufzeiten der einzelnen Aufgaben sich verkürzen. Es wurde an einem Beispiel gezeigt, inwiefern verkürzte Durchlaufzeiten zu erhöhter Rentabilität von Projekten führen. Zudem wird durch die gesteigerte Schnelligkeit die Flexibilität erhöht. So ist es auch leichter möglich, auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können. Wichtig: beschleunigte Durchlaufzeiten werden nicht auf dem Rücken der Einzelnen durch Erhöhung des individuellen Drucks erreicht, sondern durch die Beschleunigung des Arbeitsdurchflusses. Ganz nach dem Motto: „mehr tun, aber sich weniger anstrengen“.

 

Stop starting – start finishing

 

In einem kleinen Exkurs wurde die Funktionsweise von einem Kanban-Board erläutert. Kanban ist ein  visuelles, arbeitsbegrenzendes und wertziehendes System. Kanban ermöglicht die Selbststeuerung von Teams, was zu hoher Akzeptanz der Methode und zu Motivation bei den Beteiligten führt. Überlastung wird vermieden durch Fokussierung darauf, das Richtige zu tun.

Lean bedeutet Umdenken

Respekt für die Mitarbeiter, Fehler als Chancen für Verbesserungen verstehen, ständige Verbesserungen anstreben in kleinen Schritten, Verschwendung sehen lernen und beseitigen, Werte schaffen. Alles das sind Elemente der Lean Philosophie. Es wird nicht möglich sein, alles auf einmal anzupacken, aber Lean wird als eine nie endende Reise zur Perfektion verstanden. Machen wir den ersten Schritt. Ergebnis des Abends: auch in Projekten lohnt es sich, sich zur Reise nach Lean aufzumachen. Für weitere Details finden Sie hier.

Zum Abschluss gab es noch einige Lesetipps:


Bildnachweis: Robert Linsenmeyer

Angela Reeg-Muller, www.reeg-muller.de