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Warum Sie Lean Office einführen sollten und wie es geht, das ist unser heutiges Thema.

Was ist Lean Office?

Bei Lean Philosophie geht es immer darum, Prozesse zu optimieren, indem die Wertschöp­fung für den Kunden maximiert, alles Unnötige weggelassen wird, Schnittstellen reduziert und die Mitarbeiter befähigt werden, alles dies tun zu können. Die Arbeit wird in einem zü­gigen Fluss erledigt, ohne den Einzelnen mehr zu belasten. Wenn wir den Lean Gedanken im Büro umsetzen, sprechen wir von Lean Administration oder noch präziser von Lean Office.

Wer braucht Lean Office?

 Jeder

Mit Büroarbeit hat Jeder und jedes Unternehmen zu tun, auch Selbständige, Handwerker, Wissensarbeiter und Kreative. In der westlichen Welt ist Wissens- und damit „Büro“-arbeit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Siehe auch unter „Warum jeder seine Arbeitsweise überdenken und verbessern sollte“ 

Was hilft Lean Office?

Dem Einzelnen hilft es, die Arbeit wieder zu beherrschen, statt von ihr beherrscht zu wer­den, indem er fokussiert und strukturiert arbeitet. Er weiß, die richtigen Prioritäten zu set­zen, das wirklich Wichtige zu erledigen und kann abends seinen wohlverdienten Feierabend genießen.

Dem Unternehmen hilft es, unnötige Kosten zu sparen, Kunden zu begeistern und Mitarbei­ter zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Studien zeigen, dass im Büro regel­mäßig 20 bis 30 % der Arbeitszeit mit nutzlosen Tätigkeiten vertan werden. Zudem steuern die Büromitarbeiter die Produktion; wenn es also im Büro nicht klappt, wird es auch in der Produktion nicht funktionieren können

Wie „geht“ Lean Office?

Lean Administration kann man in Stufen betrachten, auch wenn die Stufen ineinandergrei­fen.

Stufe 1: Selbstmanagement

Auf dieser Stufe geht es darum, was Jeder selbst unternehmen kann, um Verschwen­dung in seinem Arbeitsbereich zu vermeiden. Er lernt, die Anforderungen an seine Arbeit zu erkennen und komplett und fehlerfrei zu erfüllen.

Stufe 2: Lean im Team

Lean im Team

Stufe 2 richtet den Blick auf das Team, die Abteilung, die Arbeitsgruppe. Hier wird ge­klärt, wie wir zusammenarbeiten, wie wir unsere Ablage einrichten, wie wir miteinan­der kommunizieren. Zusammenfassend gesagt, handelt Stufe 2 davon, wie wir uns organisieren, um möglichst effektiv, effizient und zügig gemeinsam die Anforderun­gen der Kunden zu erfüllen.

Stufe 3: Lean im Unternehmen

In Stufe 3 geht es um die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg im gesamten Unterneh­men. Keine Abteilung arbeitet für sich alleine, sondern sie erhält Arbeit von anderen und gibt ihr Arbeitsergebnis weiter an andere. Dieser Arbeitsfluss wird in Stufe 3 untersucht und optimiert. Gibt es – um im Bild zu bleiben – irgendwo Strom­schnellen oder zu enge Biegungen, sprich staut sich die Arbeit oder sind einzelne Ab­teilungen überfordert? Gibt es Engpässe? Sind wirklich alle Arbeitsschritte nötig? Können wir die Schnittstellen reduzieren? Klappt die Übergabe an den Schnittstellen reibungslos?

Stufe 4:  Lean als Unternehmensphilosophie

Stufe 4 ist die Königsdisziplin. Bei erfolgreicher Einführung von Stufe 4 kennt Jeder die Vision des Unternehmens und kann sie auf seinen Bereich herunterbrechen. Je­der im Unternehmen kennt Lean und kann es in seinem Arbeitsbereich umsetzen. Alle streben nach Perfektion und wollen fehlerfrei die Kundenwünsche komplett und schnellstmöglich erfüllen.

Die Stufen sind nicht nur überlappend, wie bereits angemerkt, sie sind auch nicht in der Reihen­folge 1 bis 4 einzuführen, sondern situationsabhängig.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Lean Office

Der allerwichtigste Faktor ist

  • Kommunikation und zwar offene und ehrliche Kommunikation.

Aber auch folgende Faktoren sind unerlässlich

  • Eine Fehlerkultur, die nicht den Schuldigen sucht, sondern danach, wie die Situation verbes­sert werden kann
  • Mit Respekt führen
  • Mitarbeiter durch geeignete Maßnahmen befähigen, eigenständig in ihrem Aufgabenge­biet Verbesserungen voranzutreiben und
  • Schließlich ein Gesamtkonzept erarbeiten und umsetzen und nicht nur einzelne Tools oder Methoden einsetzen.

Stolpersteine bei der Einführung von Lean Office

  • Büromitarbeiter glauben, dass Standards sie einengen, da sie ihre Arbeit für kreativ erachten
  • Sie wollen
    • sich nichts vorschreiben lassen, sind stolz auf ihre – oft aus der Not heraus erfunde­nen – Workarounds
    • Schon gar nicht 5s am Schreibtisch: „das ist ja wie bei kleinen Kindern“.
  • Ein absolutes No-Go für die Einführung von Lean – gleich in welchem Bereich – ist die Entlassung von Mitarbeitern, weil „wir eine Menge an Verschwendung eliminiert haben“.

 

Zusammenfassung und Ausblick

Wissensarbeit ist zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor in der westlichen Welt geworden.In den Büros schlummert Verbesserungspotenzial, das sich zu heben lohnt. Allerdings sind Fehler bei der Einführung zu vermeiden.

 

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