+49 (0) 228 534 632 66 info@exzellenta.de

Lean Administration, Lean Service, Lean Thinking

Lean Administration verfolgt das Ziel, interne Arbeitsabläufe nachhaltig zu optimieren, um die Kunden durch schnelle Durchlaufzeiten und fehlerfreie Qualitätsprodukte oder Qualitäts­dienstleistungen zu begeistern, um Kosten zu senken und Mitarbeiter zu motivieren.

Wann kann Ihnen Lean Administration helfen?

Langsame Bearbeitungszeiten

Hohe Overhead-/ Gemeinkosten

i

Unnötige Bürokratie

Zukunftsträchtige Organisationsgestaltung

}

Lange Lieferzeiten

Ineffiziente Geschäftsabläufe

Der 9-Punkte Check: Situationsanalyse

# Frage Ihre Antwort
1 Müsste die Zeitdauer, bis ein eingehender Auftrag bestätigt ist, beschleunigt werden? Ja / Nein
2 Haben Sie – Ihrer Meinung nach – zu hohe Gemeinkostenzuschläge für die Verwaltung? Ja / Nein
3 Müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter oft nach Unterlagen/Informationen/Daten suchen? Ja / Nein
4 Tun Sie oft die „nötigsten“ Aufgaben anstelle der „wichtigsten“? Ja / Nein
5 Sind Sie mit der Frist zufrieden, innerhalb derer Sie nach Abschluss der Lieferung an den Kunden die Forderung stellen? Ja / Nein
6 Haben die Mitarbeiter Stapel von Papieren auf dem Schreibtisch? Ja / Nein
7 Kämpfen Sie mit ständigen Unterbrechungen/Störungen Ihrer Arbeit? Ja / Nein
8 Werden oft die Kunden bevorzugt bedient, die am lautesten „schreiben“? Ja / Nein
9 Sind die Mitarbeiter stark belastet, oft bis an die Grenze des Erträglichen? Ja / Nein

Wenn Sie mindestens 2-mal „ja“ angekreuzt haben, können wir Sie bei der Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse unterstützen, Kundenanforderungen punktgenau zu erfüllen, Kosten zu senken und
Mitarbeiter zu entlasten und zu motivieren.

Der ganz normale „alltägliche Bürowahnsinn“

Morgens finden Sie 43 E-mails im Posteingang zuzüglich den unbearbeiteten der Vortage. Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Akten. Wieder finden Sie die Präsentation nicht.

Ihr Chef möchte die Zusammenfassung der Daten. Ihr Kollege, von dem Sie einen Teil der Daten bekommen, ist krank und nun stehen Sie da. Kunden beschweren sich, dass Sie keine Reaktion auf ihre Beschwerde erhalten. Kunden, die am lautesten „schreien“, werden vorgezogen.

Obendrein klingelt ständig das Telefon und Sie werden in Ihrer eigentlichen Arbeit unterbrochen. Fehler passieren.

Nur noch das Dringendste wird erledigt anstelle des Wichtigen. Noch dazu wollen die Kunden immer weniger zahlen. Und haben ständig neue Anforderungen.

Sie schieben Überstunden und haben dabei aber nicht das Gefühl, das Ganze zu beherrschen. Ihr Privatleben verdient den Namen nicht mehr.

Sie wollen im Büro / der Administration Kosten sparen und die Qualität steigern?

Bausteine von Lean Administration

Lean Administration verfolgt das Ziel, interne Arbeitsabläufe nachhaltig zu optimieren, um die Kunden durch schnelle Durchlaufzeiten und fehlerfreie Qualitätsprodukte oder Qualitäts­dienstleistungen zu begeistern, um Kosten zu senken und Mitarbeiter zu motivieren. Die Ein­führung von Lean Management bedeutet oft ein Umdenken im gesamten Unternehmen. Ist die Führungsebene überzeugt und unterstützt die Lean Philosophie, dann geht man in vier Stufen vor:

Stufe 1: Bewusstsein für Verschwendung erzeugen

Den Mitarbeitern wird vermittelt, wie sie ihre Arbeit besser gestalten und so dem Unterneh­men Geld und sich selbst Mehrarbeit ersparen können, indem sie Schwachstellen in ihrem Arbeitsplatz bzw. der Arbeitsplatzorganisation aufspüren.

w

Stufe 2: Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bzw. der Abteilung

Die  Teams definieren Abläufe innerhalb ihrer Organisationseinheit, schreiben sie als Stan­dard fest und schaffen Strukturen, die zu möglichst wenig Fehlern führen, Mehr- und Doppel­arbeit vermeiden. Es wird das Bewusstsein vermittelt, dass jeder Fehler Verschwendung be­deutet, sei es durch Nacharbeit oder Verlust des Vertrauens der Kunden. Kennzahlen und Vi­sualisierungen unterstützen diese Aktivitäten.

Stufe 3: Optimieren der Zusammenarbeit team- oder abteilungsübergreifend

Nun geht es um die Schnittstellenoptimierung zwischen den Organisationseinheiten. Arbeits­abläufe werden analysiert, messbar dargestellt und auf Verschwendung bzw. wertschöpfende Tätigkeiten hin untersucht und optimiert.

Stufe 4: Ständige Verbesserung, unter KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bekannt

Mitarbeiter werden befähigt, in einem sich ändernden Arbeitsumfeld, sei es durch neue Tech­nik, durch Wettbewerb oder neue Kundenanforderungen, die Arbeitsabläufe immer wieder  zu überprüfen und anzupassen.

Jetzt gleich Kontakt aufnehmen!

Angela Reeg-Muller

Angela Reeg-Muller

Dipl.- Volkswirtin, Lean SixSigma Black Belt