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Multitasking ist wahrscheinlich die am meiste überbewertete Fähigkeit im modernen Leben. Auch wenn viele von uns der Meinung sind, sie seien dazu fähig, ist es eine Illusion. Laut einer Studie der University of Utah gibt es allerdings einen minimalen Prozentsatz von Menschen, die tatsächlich mehreres parallel machen können, nämlich 3%. Eher unwahrscheinlich, dazu zu gehören. Die anderen 97% bremsen durch Multitasking sich selbst aus, ohne ihre Aufgaben fertig zu bekommen. Personal Kanban verspricht Abhilfe.

Was Personal Kanban ist

Es gibt verschiedene Ansätze, um zu verhindern, dass alles gleichzeitig bearbeitet wird. In diesem Artikel geht es um Kanban, das im Zusammenhang mit Verhinderung von Multitasking oft als „Personal Kanban“ bezeichnet wird. Der Begriff Kanban stammt aus dem Toyota Produktionssystem. Kanban dient im industriellen Umfeld dazu, Überproduktion zu vermeiden.

Multitasking

Personal Kanban ist eine Methode, um Überproduktion der Art „zu viele Aufgaben gleichzeitig“, also Multitasking“ zu vermeiden. Alles gleichzeitig machen zu wollen, ist ein Unterfangen, das zum Scheitern verurteilt ist.

Wie Personal Kanban funktioniert

Personal Kanban arbeitet mit zwei Prinzipien:Kanban board

  1. die Arbeit visualisieren
  2. gleichzeitig Bearbeitetes begrenzen

Benötigt wird ein Board. Das kann ein großes Whiteboard sein, eine Metaplanwand oder etwas selbst Gebautes.

Auf dem Board werden 3 Spalten eingezeichnet, die erste für den Arbeitsbestand (alle offenen und zu erledigenden Aufgaben), die zweite für die Aufgaben in Bearbeitung und die dritte für erledigt.

Alle anstehenden Aufgaben werden auf Kärtchen oder Post-its notiert und in die erste Spalte eingefügt. Aus dieser Spalte der Optionen werden nicht mehr als drei Kärtchen in die Spalte der Aufgaben in Bearbeitung gezogen. Diese drei Aufgaben werden bearbeitet. Wenn eine erledigt ist, wird das entsprechende Kärtchen in die Spalte „erledigt“ gezogen und eine weitere Aufgabe wird ausgewählt, um von der ersten in die zweite Spalte zu wandern. Und immer so fort.

Wie Personal Kanban wirkt

Die mittlere Spalte „In Arbeit“ ist die, um die es geht, maximal 3 Aufgaben gleichzeitig. Sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ist bei all unseren vielen Verpflichtungen und Prioritäten unrealistisch. Drei sind noch überschaubar.

Wer bei der Umsetzung  herausfindet,  dass alles hoch periodisiert ist und deswegen keine Aufgabe warten kann, der sollte einmal grundsätzlich über sein Leben nachdenken und wieder wirkliche Schwerpunkte finden und verfolgen.

Mehr als drei Aufgaben anfangen,  bedeutet eine Überlastung des Gehirns, das zwischen den einzelnen Aufgaben hin und her springen muss. Nicht fertiggestellte Aufgabe bewirken zudem  so etwas wie einen Cliffhanger-Effekt. Ein Cliffhanger in einer Folge einer Fernsehserie ist dann gegeben, wenn der Held vom Felsen fällt und gerade in dem Moment der Schnitt kommt und die aktuelle Episode zu Ende ist. Wir müssen bis zu nächsten Episode warten, bis wir erfahren, wie dieser Sturz ausgeht. Und das Gehirn grübelt nach möglichen Auflösungen.

Genauso geht es dem Gehirn mit angefangenen und nicht abgeschlossenen Aufgaben. Immer wieder denken wir daran, um sie nicht zu vergessen. Und denken darüber nach, wie wir sie fertigstellen können.

Eine fertige Aufgabe in die Spalte „Erledigt“ zu schieben, ist eine Belohnung. Belohnungen bestärken uns in unserem Tun. Sie motivieren dazu, das Gleiche noch einmal zu tun, also noch eine Aufgabe fertigzustellen.

Kanban-App oder keine Kanban-App?

Ja, es gibt Kanban-Apps, um Kanban umzusetzen. Die meisten sind überzogen für Personal Kanban. Die Boards sind besser, weil sie haptisch sind und sich ganz konkret im Raum befinden.

Dennoch, einige unter uns brauchen und wollen diese Apps. Ich habe ein paar davon kurz beschrieben in dem Online-Kurs „Effizient, auch im Büro“. Bei Interesse können Sie sich eine kostenlose und unverbindliche Probelektion (zu Aufschieberitis, eine Schwester von Multitasking) anfordern. Hier klicken >> Probelektion. Einen Überblick über die Inhalte des Kurses erhalten Sie hier. Hier klicken >> Inhalt des Online-Kurses „Effizient, auch im Büro“