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Im letzten Artikel habe ich sieben Optimierungsansätze in den verwaltenden Bereichen vorgestellt. Heute wollen wir uns einen näher ansehen, nämlich den Rapid Improvement Workshop. Also Rapid Improvement Workshops durchführen, warum und wie?

 

Was ist ein Rapid Improvement Workshop?

 

Ein Rapid Improvement Workshop ist ein Weg, um Probleme schnell zu lösen, wie der Name ja schon andeutet. Ein Rapid Improvement Workshop dauert in der Praxis von einem Tag bis zu 5 Tagen, je nach Größe des Problems. Teilnehmer des Workshops sind Mitarbeiter/Innen aus den betroffenen Bereichen. Bearbeitet wird ein Problem im eng abgesteckten Prozess. Der Unterschied zu einem umfassenden Workshop liegt in folgendem

 

  • Umfangreiche Planungsaktivitäten werden vor dem eigentlichen Workshop durchgeführt
  • Die Stakeholder werden vorab informiert und sind einverstanden, dass das Problem bearbeitet wird
  • Die beschlossene Verbesserung wird im Rahmen des Workshops umgesetzt

 

Welche Probleme können bearbeitet werden?

Rapid Improvement Workshops können vielseitige Probleme adressieren.

 

  • Verschwendung reduzieren
  • Durchlaufzeiten verkürzen
  • Fehler abstellen
  • Bestände reduzieren

 

Die Kunst ist, den betrachteten und zu verbessernden Prozess so einzuschränken, dass in dem begrenzten Zeitrahmen des Workshops eine fundierte Lösung gefunden werden kann.

 

Ein Rapid Improvement Workshop wird in drei Phasen durchgeführt

 

Workshop 1 und 2

  1. Vorbereitung des Workshops
  2. Durchführung des Workshops (bis zu 5 Tage)
  3. Nacharbeiten des Workshops

 

Da die beteiligten Mitarbeiter/Innen für den Workshop freigestellt werden (müssten), findet man auch eine andere Form in der Praxis: der Workshop findet dann nicht „am Stück“, sondern wöchentlich für 2 bis 3 Stunden innerhalb 4 oder auch 6 Wochen statt. Das lässt sich oft besser in den Arbeitsablauf einpassen als die erste Art.

 

Schlüssel zum Erfolg eines Rapid Improvement Workshops

 

Der Schlüssel zum Erfolg eines Rapid Improvement Workshops liegt in folgenden Aktivitäten des Workshops-Leiters (oft Champion genannt)

 

  • Umfassende Vorbereitung und Planung
  • Abstimmung mit den Stakeholdern bei der Eingrenzung des zu bearbeitenden Problems
  • Kommunikation, Kommunikation und Kommunikation
  • Realistische Agenda für den gesamten Workshop, die die Vorgehensweise plant
  • Ergebnisse dokumentieren, möglichst standardisieren
  • Anerkennung der Teamleistung und den Erfolg feiern und wiederum kommunizieren

 

Einige Aspekte im Detail

 

Das Charter für den Workshop wird vom Teamleiter vorab erstellt und mit den Stakeholdern und insbesondere dem Prozesseigner abgestimmt, so dass es in der ersten Sitzung mit dem

Team nur noch letztendlich verabschiedet werden muss.

 

In jedem Workshop hat der Teamleiter die Aufgabe nicht nur als Moderator zu agieren, sondern zu Beginn das Team in einem Grundtraining für die Bedeutung von Verbesserungsmaßnahmen zu sensibilisieren und die anzuwendenden Tools zu erläutern.

 

Der zu bearbeitende Prozess wird mit dem Team gemeinsam visualisiert und relevante und geeignete Daten zur Messung des Ergebnisses zusammengestellt. Lösungen werden gesucht und bewertet, ein Umsetzungsplan erarbeitet und die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt. Erfolgreiche Lösungen werden in Standards festgeschrieben und dokumentiert. Zuletzt werden die entsprechenden Daten nochmals überprüft dahingehend, ob der Prozess tatsächlich verbessert wurde. Ergebnisse werden dem Management zum Abschluss präsentiert.

 

Rapid Improvement Workshops durchführen, warum?

 

Das war ein kurzer Überblick über den Ablauf eines derartigen Workshops. Bleibt die Frage warum überhaupt?

 

Die Vorteile liegen in folgendem

  • Die Teammitglieder können ihre Ideen einbringen und sind eingebunden in den Change.
  • Führungskräfte sind entlastet, da die „vielen kleinen“ Probleme von den Mitarbeiter/Innen gelöst werden, Lösungen, an die der Chef oft nicht einmal denken konnte.
  • Stakeholder sind eingebunden, Entscheidungen können schneller gefällt werden.

 


Also einfach mal ausprobieren. Wir unterstützen gerne. Rufen Sie an, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung brauchen: 0170 34 70 488

 


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