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Auf Taichi Ohno, den Erfinder des TPS (Toyota Produktion System) geht die Aussage „Wo es keinen Standard gibt, da kann es auch kein Kaizen geben“ zurück. Und Standardarbeit sorgt auch im Büro für Qualität und Zuverlässigkeit.

Standardarbeit im Büro, geht das denn? Gegenargumente gibt es genug:

  • „Unsere Arbeit im Büro ist so unterschiedlich, wir können nicht standardisieren!“
  • „Solange ich meine Arbeit erledige, wen interessiert es, wie ich es mache?“
  • „Wir müssen kreativ sein, nicht standardisiert arbeiten!“

Was aber ist überhaupt Standardarbeit?

Standardarbeit definiert den besten Weg, um eine Aktivität auszuführen, der derzeit bekannt ist. Sie macht Abläufe zuverlässig und gibt den Mitarbeitern Sicherheit. Standards helfen dabei, „das Rad nicht zweimal erfinden zu müssen“ und stellen sicher, dass eine Aktivität immer in der gleichen Art und Weise ausgeführt wird. 
Standards werden am besten im Team erarbeitet, das entsprechend der Arbeit  zusammen gesetzt ist, die  durch den Standard geregelt werden soll. Erarbeitet werden können z.B. die Kriterien für die  gemeinschaftlichen Ablage. Das führt dazu, dass jeder sich auch bei Abwesenheit des Verantwortlichen in dessen Unterlagen zurechtfindet. Weitere Beispiele sind Kommunikationsstandards, z.B. eine Standardagenda für Besprechungen, Bestellungen von Büromaterial, in der Personalabteilung Abrechnungsverfahren für Reisekosten usw.


Durch die  Einführung von Standards können wir frühzeitig erkennen, wenn es zu Problemen in den Abläufen kommt. Das können im Einzelnen sein:

Beispiel für einen Standard:
Putzplan für die Teeküche

 

  • eine Aktivität wurde nicht oder nicht zu dem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt
  • Eine Aktivität hat länger gedauert, als sie sollte
  • Die nicht standardgemäße Ausführung einer Aktivität führt zu Mehrarbeit bei den nachfolgenden Arbeitsstationen.

 

 

Widerstände gegen Standards im Büro


Während in der Produktion Standards regelmäßig gelten, ist in Bürobereichen bei der Einführung mit Widerständen zu rechnen (s.o.). Diese gilt es durch ausreichende Information über die Vorteile von  Standards zu entkräften.  Vorteile von Standards, sie:

  • reduzieren Doppelarbeit 
  • stellen immer gleiche Qualität sicher
  • helfen, Fehler zu vermeiden
  • machen Abläufe zuverlässig
  • geben Hilfestellung für neue Mitarbeiter

Widerstände gibt es insbesondere, wenn es darum geht, die Zeiten je Arbeitsschritt festzuhalten, weil die Mitarbeiter bei Nichteinhaltung Sanktionen befürchten. Hier ist es wichtig daran zu erinnern, dass es in der Lean-Welt nicht um Schuldzuweisungen geht. Und darauf hinweisen, dass Probleme ein Anzeichen auf  schlechte Prozessabläufe und nicht bei den Menschen zu suchen sind. (William E. Deming). Wenn Standards nicht einzuhalten sind, ist das ein Anzeichen darauf, dass entweder die Mitarbeiter/Innen nicht ausreichend trainiert wurden oder dass es Raum für Verbesserungsmaßnahmen gibt. 

Wenn die Arbeit im Büro für zu variabel eingeschätzt wird, als dass man sie standardisieren kann, so mag das als Fingerzeig darauf gesehen werden, dass gerade hier der Bedarf besonders hoch ist. Auch das Argument „Hauptsache ich erledige meine Arbeit“ kann nicht gelten, da es durchaus die anschließenden Arbeitsstationen interessiert, wie ich meine Arbeit übergebe.Wenn die eine Abteilung Kundendaten nach Projekten sortiert und die nächste nach Firmennamen, dann sind Suchvorgänge vorprogrammiert. Und schließlich gibt es Studien, die nachweisen, dass selbst in Kreativagenturen nur etwa 80% der Aktivitäten Prozesstätigkeiten sind.

Das Warum von Standards kommunizieren

Um zu verhindern, dass einzelne Mitarbeiter/Innen vom Standard im Laufe der Zeit deswegen abdriften, weil sie für sich persönlich einen besseren Weg gefunden haben, muss auch kommuniziert werden, warum die Standards wichtig sind. Wenn das Warum verstanden wurde, ist die Chance, dass die Mitarbeiter/Innen sich daran halten, erheblich höher.



Unterstützung bei der Einführung von Standards im administrativen und Servicebereichen bekommen Sie hier: Exzellenta GmbH.

Und wenn Sie es nachlesen wollen, schauen Sie einmal in unten angeführten Buch – leider nur in englisch verfügbar – nach.

Angela Reeg-Muller
a.reeg-muller@exzellenta.de
www.exzellenta-online-academy.de