+49 (0) 228 534 632 66 info@exzellenta.de

Arbeit im (selbstorganisierten) Team und in Projekten ist ein Erfolgsfaktor in modernen Unternehmen im Wettbewerb. Eine standardisierte Ablage ist einer der Schlüssel zum professionellen Arbeiten im Team.

Im Team muss jeder wissen, wo ein Dokument abzulegen ist und wo ein Dokument zu finden ist. Hört sich einfach an, macht aber oft große Schwierigkeiten, nicht zuletzt auch deswegen, weil man sich am Anfang nicht die Mühe macht oder machen will, über die Struktur der Ablage nachzudenken.

Die Vorteile durch organisierte Ablage

  • Zeitgewinn, da die Suchzeiten nach Akten gegen Null gehen
  • keine Doppel-oder gar Mehrfachablage nötig, da jeder alles findet
  • mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten
  • Auch die vertretenden Arbeitskräfte finden Unterlagen
  • Daten sind jederzeit gesichert auffindbar

Mit Widerständen gegen organisierte Ablage ist rechnen

nach dem Motto:

Ablage organisieren

  • „ich lasse mir doch meine Ablage nicht vorschreiben“ oder auch
  • „das haben wir schon vor 3 Jahren versucht mit der einheitlichen Ablage, hat sowieso nicht geklappt“.
  • „Bei den ganzen Aufgaben, die ich habe, kann ich mich nicht auch noch um die Ablage kümmern“ oder auch
  • „ich nutze die Suchfunktion des Computers, die findet alles wieder“.

Widerstände gegen organisierte Ablage überwinden

Diese Widerstände sind weit verbreitet und begründen sich oft in dem mangelnden Verständnis, was eine strukturierte Ablage bringen kann. Darüber sollte die Führungskraft aufklären, wie immer im Change-Management ist die offene Kommunikation ein Schlüssel zum Erfolg.

Außerdem macht es Sinn das Team, die Ablagestruktur selbst entwickeln und auf die eigene Situation anpassen zu lassen. Jede Ablagestruktur ist individuell; es gibt kein richtig oder falsch.

Ein paar Tipps, um die organisierte Ablage zu gestalten

bei der obersten Ebene anfangen, bevor die detaillierte Struktur erarbeitet wird.

  • Die oberste Ebene klar, einfach und logisch halten
  • Die oberste Ebene findet sich gleichlautend in physischen Aktenordner und im E-Mail-Postfach wieder
  • Beispiele für die Elemente der obersten Ebene
    • Kunden, Lieferanten, Banken, also i.w. S. Personen
    • Dienstleistungen, Produkte
    • Rechnung, Lieferschein, Protokoll, also nach Dokumentenarz
    • Projekte

AblageSinnvoll ist es nach der Erarbeitung der Systematik eine Datei mit den Begriffen anzulegen, um sicherzustellen, dass das System durchgängig genutzt wird.

Jede Ablage ist individuell. Deswegen geben diese Tipps auch nur ein paar generelle Hinweise.

Das eigene System entwickeln ist die erste Aufgabe; dieses System durchhalten und nicht davon abweichen ist eine Daueraufgabe.

Ist es schon für unsere eigene Ablage wichtig, diese zu ordnen, so ist es für die Ablage im Team unabdingbar. Wenn jeder im Team nach seinen eigenen Ideen ablegt, ist das Chaos vorprogrammiert.

Fazit:

  • sich die Zeit nehmen, eine Struktur (im Team) entwickeln
  • die Struktur einhalten
    schafft

    • Zeitgewinn
    • Produktivitätssteigerung und
    • mehr Zufriedenheit.

 

Angela Reeg-Muller
www.exzellenta-online-academy.de
a.reeg-muller@exzellenta.de

Zum Weiterlesen: Standardarbeit sorgt auch im Büro für Qualität und Zuverlässigkeit


Bildnachweis: presentermedia