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Den ersten Teil von „Zero Inbox – Nie mehr in E-Mails“ versinken finden Sie hier. Im zweiten Teil gibt uns unser Gastautor Martin Kompan Tipps, wie es gelingen kann. 

So erreichst du einen leeren Posteingang

 

Die Möglichkeiten, eine Zero Inbox zu erreichen, sind vielfältig. Diese 5 Maßnahmen bilden den Kern:

  1. Vermeide E-Mails bevor sie überhaupt in deinem Posteingang ankommen.
    Bestelle Newsletter ab. Keine Chats per E-Mail. Kurze E-Mails. Vorausschauende Formulierungen, die Nachfragen schon vorab berücksichtigen und damit vermeiden.
  2. E-Mails 1x Lesen > sofort Bearbeiten > Fertig.
    -Niemals nur E-Mail checken – immer gleich bearbeiten. Einmal lesen und gleich den nächsten Schritt fixieren.
  3. Einfach ablegen (Löschen, Archivieren)
    Keine komplizierten Ablagestrukturen – nur ein Ordner „Ablage“ oder „Archiv“
  4. Manage Aufgaben
    E-Mails sind keine Aufgaben. Verwende dafür ein Aufgaben-Management Programm.
  5. Nutze Routinen und Automatisierung
    E-Mails nur selten am Tag bearbeiten und den Posteingang immer gleich leeren. Benachrichtigungen ausschalten. Verwende Regeln, Automatisierung und E-Mail Templates.

Mehr zu den einzelnen Maßnahmen im weiterführenden Detail.

Dein Weg zum leeren Posteingangzum Start

 

Zum Glück ist der Start ganz einfach. Du hast nur eine Aufgabe: Entleere deinen Posteingang! Alle E-Mails raus. Sei mutig!

Mein Start-Tipp: Erstelle einen Ordner “Alte Inbox“ und verschiebe alle E-Mails aus deinem Posteingang dorthin. Mach deine Inbox einfach leer und verschaffe dir so einen schnellen Neustart.

Starte jetzt! Deinen Posteingang endlich einmal leer kriegen!

Nun kannst du mit den oben beschriebenen Maßnahmen weitermachen. Dein Ziel: Am Abend ist dein Posteingang leer. So einfach.

Zur Abarbeitung deiner alten Inbox planst du dir in den nächsten Tagen bewusst etwas zusätzliche Zeit ein. So wird auch dieser Ordner täglich kleiner.

Zeit für die wichtigen Dinge

 

Zeit für michWir nehmen einmal an, du hast es geschafft. Mit etwas Mut war es doch gar nicht so schwer. Dein Posteingang ist leer und du schaffst es über mehrere Tage hinweg, diesen am Abend auch leer zu hinterlassen.

Wie gut ist das Gefühl? Jeden Tag alles leer, alles abgearbeitet. Du kannst stolz auf dich sein.

Ein klarer Blick auf die aktuellen E-Mails. Aufgaben bewusst als solche bearbeitet. Eine einfache Ablagestruktur hilft dir schnell und effizient zu sein. Die neu erlangte Übersichtlichkeit hilft dir auch, Fehler zu vermeiden, Punkte nicht zu vergessen bzw. zu übersehen oder unnötig Zeit zu verschwenden. Das alles hilft dir auch Qualität zu liefern, d.h. deine Aufgaben in höherer Qualität und Verlässlichkeit zu erledigen.

Du vermeidest auch, dass E-Mails und Aufgaben im Posteingang untergehen und „verschwinden“. Du etablierst damit ein Verfahren, dass dir langfristig Sicherheit und Stabilität gibt – auch in schwierigen, stressigen Situation. Keine Verwirrung mehr. Keine lange E-Mail Liste im Posteingang, die dich ablenkt und belastet.

Also mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Deine Ziele?

 

Hier noch eine Referenz

Inbox Zero“ von Merlin Mann (ca. aus dem Jahr 2007) – Das ist das grundlegende Konzept, das hinter dem hier beschriebenen Ansatz liegt. Hier auch ein Video zu einem diesbezüglichen Vortrag bei Google.


Über unseren GastautorMartin Kompan

Martin Kompan beschäftigt sich seit 10 Jahren intensiv mit den Themen Selbstmanagement und Selbstorganisation. Er hat einen Blog zum Thema „organisiert-sein“; zu finden unter www.step2.at

 


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